先進オフィス事例

~オフィスを経営の力に~

ChatWork株式会社 前編

2017年11月取材

※ 記事は過去の取材時のものであり、現在とは内容が異なる場合があります。

移転プロジェクトのテーマは「ワクワク感」。
構築したオフィスが営業ツールとなった

 コミュニケーションの変革を通じて新しい働き方の提案を行っているChatWork株式会社。自社開発のビジネスチャット「チャットワーク」は、世界223の国や地域で利用されている。そんな同社がより優れた「働く環境」を求めてオフィス移転を実施した。今回はその目的と新オフィスのコンセプト、いくつもの新機能についてお話を伺った。

 

杉山 優子氏

ChatWork株式会社
執行役員

田口 光 氏

小澤 清彦氏

ChatWork株式会社
デザイン部マネージャー

新免 孝紀 氏

天野 大地氏

株式会社ティーズブレイン
執行役員
シニアコンサルタント

森 美香 氏

三幸エステート株式会社
新宿支店営業部

佐藤 幸匡

株式会社ティーズブレイン
CM&エンジニアリング部

鈴本 純也 氏

 
 
 

エントランス

5階コミュニケーションエリア

はやわかりメモ

  1. チャットワークを使って新しい効果的な働き方を提案する
  2. 旧オフィスの問題点は手狭さによるミーティングスペース不足
  3. 移転先の条件はアクセスの良さと物理的な広さ
  4. 専門家に、品質・コスト・スケジュールのトータルマネジメントを任せることでスムーズな移転計画が進められた
  5. タイトなスケジュールであったが面白いオフィスづくりに挑戦した
  6. オフィス機能の向上はもちろんのことオフィスが営業ツールとなった

チャットワークを使って新しい効率的な働き方を提案する

ChatWork株式会社は2004年に設立(創業は2000年)。以降、手探りの中で「仕事の効率化」というテーマに到達。2011年から主力事業をビジネスチャット「チャットワーク」の開発・運営に方向転換し、「働き方の改善」を思案するユーザーの期待に応え続けている。

「チャットワークは、業務の効率化を目的にしたツールです。業種や職種を問わず、働く人同士のコミュニケーションを好転させ、生産性を上げる。その結果、より自分の自由な時間が持てるようになる。そんな『Make Happiness』をお届けできるように、サービスを展開してきました。導入企業はすでに157,000社(2017年11月末日時点)を超えています」(田口 光氏)

具体的には、複数の人が参加できる「グループチャット」、コミュニケーションの中で生まれたタスクを作成・管理する「タスク管理」、画像ファイルを共有可能な「ファイル共有」、チャットワークを介して利用できる「ビデオ通話・音声通話」など、快適なワークスタイルを実現する機能を持つ。同様のサービスを扱う製品は他社にもあるが、同社の製品は一つのアカウントで簡単に外部との繋がりを持てることが大きな特長だ。

そんな同社が転機を迎えたのが5年前のこと。これまでは「小さな強い会社」を宣言し、堅実な経営スタイルを維持していたが、2012年からシリコンバレーに米国子会社を設立。代表自ら居住することで「日本発・世界スタンダード」が目標に変わる。外部から資金を調達して世界に向けてのチャレンジが始まった。

旧オフィスの問題点は手狭さによるミーティングスペース不足

「会社設立当時は設立メンバーが多く住んでいたという理由で田園都市線沿線にオフィスを構えていました。以降も、社員が増えるごとにオフィスを拡張してきましたが、すべて同線沿線でしたね。その後、移転を検討している取引先がそのまま居抜きで入居してくれる会社を募集していることを聞き、移りました。それが移転する前の台東区のオフィスです」(田口 氏)

「ビルの3階で面積は48坪。15名で使用するには十分な広さでした。しかし業務の急激な拡大とビジネス部門の強化を理由に、人材採用が頻繁に行われるようになります。ついにスペース不足になり2階フロアを増床しました」(新免 孝紀氏)

今までは開発メンバーが中心だったため、働く場所はどこでも良かった。しかしセールス部隊が増えてくるに伴い、交通アクセスにも配慮する必要がでてきたという。

「増員分の席もスペースの増床で何とか調整できていたため、そのまま運用していました。しかし60名を超えたときには、さすがにどうにかしなければと。それが2017年3月のことです」(田口氏)

移転先の条件はアクセスの良さと物理的な広さ

「以前から個人的にお付き合いのあった三幸エステートの柴田常務に連絡をとりました。そしてスケジュールや要望をお話しした後、すぐに物件担当の佐藤さんから当社の要望に合った物件情報を提案していただいたのです」(田口氏)

「迅速に30棟もの物件比較表と詳細な資料をいただきました。分かりやすい資料でしたので、比較的容易に検討できました」(田口氏)

「最初に時間をかけてしっかりと要望をお聞きできたので、資料提出までさほど時間がかからなかったのだと思います」(佐藤幸匡)

「それから許容範囲内の物件をピックアップし、実際に見学しました」(田口氏)

「ビルの持つ雰囲気だったり、部屋の形であったり、立地であったり、総合的に検討しました。最後はどれだけワクワクできるか、がポイントでしたね」(田口氏)

「ここでしたら広さや立地の課題も解決できますし、東京タワーの目の前でワクワク感を感じてもらえるのではと。加えて部屋の形状も気に入ってもらえたようですね」(佐藤)

旧オフィスは、窓から東京スカイツリーを目にすることができた。新オフィスは東京タワーの目の前。そういったストーリーも大事にしたという。そうして2017年4月に移転先ビルが確定した。

専門家に、品質・コスト・スケジュールのトータルマネジメントを任せることでスムーズな移転計画が進められた

「当社の理念は『Make Happiness』。新しい働き方をChatWorkが実現すると提言しています。提言している以上は自分たちの働き方もアップデートしなくてはならない。そんな誇れるオフィスにするために、どのように具現化していくかを決めていきました」(新免氏)

そのため、今回の移転プロジェクトには社内からもかなり多くの社員が参加をしたという。

「内装デザインチーム、運営チーム、対外告知チームによるプロジェクトを編成しました。内装デザインチームはコンセプトワークから家具の買い付けまで。運営チームは、朝礼のやり方や戸締りのルール、セキュリティルールなど。今までのオフィスに関する社内運営ルールはほぼ変更しました。そして対外告知チームは、移転に関するイベントの企画や移転告知のタイミングなどを担当。まさに社員一丸となるプロジェクトになりました」(田口氏)

しかし今回のような大掛かりかつスケジュールがタイトな移転プロジェクトの場合、社内だけで完結させるには限界がある。そのためスムーズな進行をするために専門会社の力が必要だとの結論となる。そこでPM会社のコンペを実施するために、5月上旬には新オフィスの要件を固めたという。

「とにかくスピードが速かったですね。5月中旬にプロジェクトマネジメント会社のコンペが開催され、弊社に決定いただいたのが5月末でした。10月には移転で、決して十分に時間のゆとりがあったわけではありませんでしたが、それまでに働き方をアップデートするオフィスを計画し、工事コストの最適化を図るために工事会社の入札を実施し、ビル指定工事会社に対しては査定交渉を行う…といったこともご要望としてはありました」(森 美香氏)

「オフィスデザインに関しては懇意にされている内装デザイン会社に依頼したいとのことで、今回は移転プロジェクト全体の品質・コスト・スケジュールの最適化を図るプロジェクトマネジメントを担当しました」(鈴本 純也氏)

「つまりチャットワークさん、内装デザイン会社さん、当社とのコラボとなります。タイトなスケジュールの中で、色々な方の意見を聞きながら進行していく。プロジェクトの難易度としましてはかなり高かったですね。新免さんはじめとしたデザインチームの皆様、デザイン会社および弊社とでやり取りをしながら固めていった想いを、いかに妥協せずに、スケジュール通りに、かつ余分なコストを掛けることなく進行できるかに努めました」(森氏)

「加えてビル側との地道な調整など、いわば裏方的なところも対応させていただきました」(鈴本氏)

「ティーズブレインさんには、スケジュール管理だけではなく、原状回復を考えながらの提案もしていただきました。また、ビルオーナーとの交渉を一手に引き受けていただいたのも頼もしかったですね」(田口氏)

「実際、もっと試したいことはあったのでしょうが、『やりたいこと』と『工期やコスト』とを天秤にかけながら提案させていただいたつもりです」(鈴本氏)

「長年、オフィスをつくっている会社として、工期の面とお客様がやりたいことのバランス、機能性を見極めた上で、お客様にとって何が最適かを意識しました。今回はそのバランス部分に満足していただけたのではと思います」(森氏)

「この短い納期でよくスケジュール通りにできたと逆にびっくりしています。やはりどんなに忙しくとも常に現場間との確認をしっかりと取り合ったのがよかったのでしょう」(新免氏)

「今回の移転は、専門家に依頼するメリットを感じる移転でした。三幸エステートさんとのやり取りも、こちらが不安になることは一切ありませんでした。こちらからの連絡に対する返信もとてもスピーディで。回答も的確でしたね。とても安心感のある対応でした」(田口氏)

「目標に向かって皆様の足並みが揃っていたのが結果に現れたのだと思います」(佐藤)

「チャットワークを活用したのも成功の要因かもしれません。撮影したものをチャット上で公開するだけで、現場との確認事項もスムーズにできました。普通のメールでは気がつかないこともありますので」(森氏)

 

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