新オフィスのコンセプトは「社員同士がコミュニケーションを活性化できる環境」だという。今までは休憩中の会話さえ少なかった。それこそオフィスに問題があった。

「旧オフィスの周辺では、ランチを取れるお店が多くなかったこともあり、お弁当を買うか、持参する社員が大部分を占めていました。オフィス内には全員でお弁当を広げる場所もなかったことから、各自が自席で食べるのが日常となっていました。当然、そこには会話はありません。スマートフォンでのSNSやインターネットを見ながら、黙々と食べるだけ。新たなコミュニケーションが生まれることはありませんでした。そんなこともあって、仕事以外でも違う分野の人同士がコミュニケーションを取り合える仕組みづくりが必要だと感じていたのです」

移転を機にロゴマークやホームページなど、大幅に改良してイメージチェンジを図った。そのホームページを閲覧すると、社内風景を紹介するページが目に入る。そこには、「社員の能力を最大限に引き出し、継続した仕事の品質向上に繋げるため、働き方の多様性に重点を置いた環境整備を行っている」というメッセージが多くの画像とともに掲載されている。

エントランス

それでは業界の堅いイメージを払拭させた新オフィスを紹介していこう。

入口の扉を開けると、「ポート（港）」を想像させるエントランスが目前に現れる。圧迫感を無くすために天井板は取り外されている。物流コンテナをイメージさせた壁面には、「KIKUDEN」の社名が刻まれている。その一角には、港の酒場をモチーフにした休憩用のバーカウンター。ここでは全社員を集めてのパーティや会議を行うこともある。また新たに設けたフリードリンクエリアが、ほど良い社内の動線となり、社員同士の偶発的な出会いが生まれることもあるという。

その奥には、主に社外の来客用に用いられる6人用の応接室を設置。日中は陽が差し込む暖かい空間だ。

エントランスを抜けてガラス扉を開けると、そこは「タウン（街）」と呼ばれる執務室が広がる。執務室はグループごとにブロック分けされた固定席となっている。机は正方形のものに買い換えられた。これは全員の顔が見やすくなるという考えからだ。大きなパーテーションで仕切られていることも無く、開放的な空間が広がる。執務室左側には、「パーク（公園）」と名付けられた気分転換や休憩を目的としたコミュニケーションエリア。靴を脱ぐ決まりとなっている。ランチ時は、社員同士の会話が弾む場となっている。もちろん利用時間に制限があるわけではないので、ここにPCを持ち込んで作業をする社員も多い。

その手前には10名が座れる「大会議室」。ガラス張りの透明感のある空間で、海外拠点とTV会議を行うための設備も取り付けられている。

そしてその奥に新設されたのが今回の新オフィスのポイントとなる「キッズルーム」だ。同社では、30代の社員が多いこともあり、「育児支援制度」を重視している。今後、社員の中には、産休や育児期間に入ることも多く想定されるための処置だ。

「子供をあずける施設が確保できないために母親が職場復帰できないというケースが存在します。せっかくご縁があって一緒に働いてきた仲間が、産休や育休によって辞めることのないようにつくりました。今後、必要であれば、ベビーシッターさんに来ていただいて、仕事に集中する環境を整えることも考えています。キッズルームの中には授乳室も用意しています」

このように時代に合わせた働く環境を整備することで、人材採用にも大きな効果を発揮すると語る。

「私どものような中小の貿易会社では、優秀な人材を採用するのは難しい状況です。そのためにはしっかりと働く環境を整備しようと。また、そうして入社した方はモチベーション高く働いていただけると思っています」

そしてオフィスの奥には隠れるように書庫が配置されている。

「貿易業という業界自体、膨大な紙の書類が発生します。しかし書類には7年間の保管が義務付けられているものもあり、簡単に処分することができません。そこで奥のスペースに書庫を設けたのです」

移転後に入社した社員に話を聞いてみた。

「面接でオフィスに足を踏み入れた瞬間に、この会社の持つ自由な社風が伝わってきました。そして、その雰囲気がここで働く意思を固める決め手になりました」

移転後、約9ヵ月が経過した今も、オフィスは綺麗なままだ。

「毎朝、業務開始前に全員で掃除をしています。結構、会話が生まれるのが想定外の効果でしたね。これは継続していきたいと思っています」

バーカウンター

6人用応接室

タウンと呼ばれる執務室①

タウンと呼ばれる執務室②

パークと名付けられたコミュニケーションエリア

10人用の大会議室

キッズルーム

移転後、社内外のどこからでも仕事ができるようにセキュリティを強化したノート型パソコンに入れ替え、サーバーをクラウド化にし、VPN化やWiFi環境も整備した。結果として、社員のビジネススタイルに大きな変化が生じたという。

「パソコンを持ち運べるようになったことで、取引先へのレスポンスが素早く行えるようになりました。当社は海外企業とのやり取りで、どうしても時差が生じてしまいます。サーバーのクラウド化をしたことで、社内で待ち残業や休日出勤せずに、出張先や自宅で空いている時間にどこからでも社内と同じ環境で仕事ができるようになりました。また気分転換や集中したい時など場所を変えて仕事をすることで時間を有効に使うことができています」

その他の移転効果として、社内コミュニケーションの活性化が大きいと語る。その一例が社内で開催されるパーティにも現れている。

「業務の区切りごとに行っているパーティですが、社内エントランスのバーカウンターを利用し、夕方から立食パーティをするようになりました。それによって、店探し、参加者が遅れてくることが無くなりました。加えて、今まで参加できなかった家庭を持っている社員も早い時間から開始できることで、少しでも参加出来るようになりました。また、仮に業務の話題になったとしても外部に漏れることを心配せずに会話ができるようになったのもいいことですね」

さらに取引先の皆様にも足を運んでいただく回数が増えているという。

「当社を訪れるお客様は、たいてい遠方からお越しになる方です。そうなると新幹線の停車駅である『新横浜駅』からすぐの場所にあるこのオフィスの立地はとてもわかりやすいと評判です。海外からのお客様も、新オフィスの環境は評判が良く、また必要に応じてテレビ会議システムを使い、一緒になって海外各地とのミーティングを行うことが可能になりました」

「また、このオフィスからは、ある種の宣伝効果が生まれています。中には写真を撮影していかれる方もいらっしゃいます。その写真が拡散されることで当社の名前が広まる。会社のイメージアップがお客様との距離を短くしている。そんな感覚が実感できますね」

最近では、仕事と生活の調和を意味する「ワークライフバランス」という考え方も一般的になってきた。それについてもさらに踏み込んでいきたいと語る。

「当社で働いている社員は、20代後半から30代全般の方が多い。今後、『結婚』や『出産』『育児』について考え始めることになるでしょう。もし、そういった事態に直面しても継続して働けるような環境を整え、新たな仕事のスタイルを模索してもらいたいですね。今回のオフィス移転ではハード面の環境を整備しました。今後は、社内ルールや現状に合った人事制度といったソフト面の改善に積極的に取り組んでいきたいと思います」