オフィス移転のチェックリスト


移転チェックリスト

オフィス移転を計画する際に必要となる事項をまとめました。
作業の確認などにご活用ください。

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現在のオフィスについての作業スケジュール

解約予告

  • 解約予告の時期の確認
  • 新オフィスへの入居可能な時期
  • 預託金の返還時期の確認

原状回復の条件の確認

  • 業者の選択ができるか
  • どこまでの原状回復が求められているか
  • 業者の手配とスケジュールの確認

原状回復工事着手

原状回復工事終了後、現オフィスの契約終了

新オフィスについての作業スケジュール

移転方針の策定

  • プロジェクト推進体制の整備
  • 現入居ビルの賃貸借契約内容の確認
  • 移転先オフィスに求める必要条件の設定
  • 計画予算の算出・社内承認
  • マスタースケジュールの策定

三幸エステートへ連絡

  • 賃料相場の確認
  • 物件資料の収集
  • 移転スケジュールの確認
  • 賃借面積の妥当性を検証
  • 移転コストの試算 など

オフィスビルの選定

  • 物件情報の収集
  • 物件見学
  • 候補物件の比較
  • 諸条件調整
  • 第一候補物件の決定

新オフィスの契約

  • 稟議・社内決定
  • 借室申込書の提出
  • 賃貸借契約内容の精査
  • 賃貸借契約の締結

移転準備プロジェクトの編成

  • マスタースケジュールの再確認
  • 社員への移転計画の説明
  • 引越業者の選定
  • 内装業者の選定
  • 実行予算の算定・社内承認

レイアウトの作成

  • 機能性・快適性
  • ファイリング
  • 会議室・応接・受付など

電話・FAXの移設の専門業者への依頼
(電話回線に関する移設)

  • 電話回線の確保
  • NTTその他電話会社への連絡
  • 電話機の選択

OA機器移設の専門業者に依頼

  • コピー
  • コンピューター
  • 入口の大きさ
  • 重量制限

リース会社への連絡

  • コピー
  • FAX
  • OA 機器
  • コンピューター
  • 家具、什器

移転挨拶状作成

  • 案内文作成
  • 送付先リストの作成
  • 印刷の発注
  • 宛名書き
  • 発送時期の検討
  • 発送

社内印刷物の作成

  • 封筒
  • レターヘッド
  • 帳票類
  • 名刺
  • 社判
  • ゴム印
  • 住所変更シール

社員証明書の再発行

通勤定期の買換

取引業者への連絡

  • 金融機関
  • 定期購読雑誌・新聞
  • 加入団体
  • 定期的に支払義務のあるところ
  • グリーン関係
  • 社宅など厚生施設関係
  • 消耗品などの購入先

関係官庁への届け出

  • 法務局(登記関係)
  • 税務署
  • 都道府県税事務所
  • 社会保険事務所
  • 労働基準監督署
  • 公共職業安定所
  • 消防署
  • 郵便局
  • 警察署

内装業者・家具メーカーの作業スケジュール

企画

  • プレゼンテーション
  • 作業内容体制の立案
  • 全体スケジュールの立案
  • ショールームの見学

調査

  • 収納・機器
  • 会議
  • 応接
  • 業務形態
  • 特殊エリア
  • 設備
  • 企業イメージ
  • 空間イメージ

実施設計

  • 要求にあったレイアウトの提案か
  • スペース配分に無理はないか
  • 機能性に富んでいるか
  • 企業イメージに合っているか
  • 社内的に不公平となっている部分はないか
  • 什器関係など法規上問題はないか
  • 防災関係など法規上問題はないか
  • 収納スペースは十分か
  • 空調の変更・追加の必要性はあるか
  • 電気容量が十分か
  • 電源が取りやすい位置にあるか

実施スケジュールの立案・契約

  • スケジュールに無理がないか
  • 費用が適当であるか
  • 電話工事・OA機器移設工事・引っ越しなどの作業との調整はできているか
  • 家具・什器備品に無駄な発注はないか

製品制作期間

内装設備工事

建築設備防災工事

什器工事

工事完了検査

  • 検査の立ち会い
  • 完了検査申請書に基づくチェック

お客様と引っ越し業者での作業スケジュール

打ち合わせ・見積(下見)

  • エレベーターの大きさや重量制限

移転作業計画書・見積書に基づいた打ち合わせ

  • スケジュールに無理がないか
  • 費用が適当であるか

全体スケジュールの立案と確認

レイアウト図と現場との適合性の確認

  • 最終レイアウトと現場が適合しているか
  • 作業時間帯の確認
  • ビルの管理者への確認

マニュアル作成

  • 引っ越しに必要なマニュアルの作成はできているか
  • 引っ越しに関する出勤などの取り決めができているか
  • 廃棄物の処理方法
  • 移転物品・残留物品・廃棄物のリスト作成

社内での作業割り当てと指示

  • 社内への指示ができているか
  • 作業の割り当てができているか

最終移転説明会の開催

資材・副資材のお届け

梱包

  • 梱包方法

養生

  • 養生方法

搬入・搬出

  • ビルの管理者への届け出
  • 鍵の受け渡しの打ち合わせはできているか
  • 搬出・搬入方法
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