オフィス移転・よくある質問

オフィス移転計画に関して

オフィス移転にあたって専門業者に依頼したいのですが、どのような基準で選べばいいでしょうか?

まずは情報の量と質が充実しているか、それを裏付ける実績があるかを確認しましょう。
また会社にとってもオフィス移転は重要なイベントですから、その一大イベントを任せられる担当者がいるかどうかが大きなポイントです。

はじめてのオフィス移転ですが、まず何から始めればよいでしょうか?

なぜオフィス移転をするのか、「目的」を明確にしましょう。手狭だから広げたいのかもしれませんし、交通の便が悪いからかもしれません。
「なぜ」がわかると、「何が必要か」がわかるので、あとは専門業者に声をかけるだけです!

社員の意見を反映させたいのですが、どのような点を考慮してヒアリングすればいいでしょうか?

普段何気なく耳に入ってくる言葉を大切にしましょう。あまり意見を聞きすぎると収拾が付かなくなることも多々あります。どちらかと言えば、トップダウンで進める方がスムーズです。もちろんプロジェクトチームの編成に多方面の部署メンバーを加えると意見が出やすくなります。

全体としてどのようなスケジュール感で進めていけばいいでしょうか?

50~100名くらいが移転するにも、オフィス選びで3カ月、内装打合せで2カ月、現場工事で4カ月、合計9カ月くらいかかります。意外に時間がかかることを念頭において、ますは「引越し日」を決め、逆算してみると良いでしょう。
こちらの「移転スケジュール作成ツール」もご活用ください! 

気になる物件があるのですが、資料請求や内見は可能でしょうか?

思い立ったが吉日です!お気軽にお電話またはお問合せフォームからご連絡ください。 

移転コストを抑える良い方法はありますか?

①必ず優先順位をつけること②無理のないスケジュールを立てること③内装工事にこだわりすぎないこと。などが挙げられます。

どのようなオフィスが自社に適しているかわからないので問合せのしようがありません・・・

お探しの場所、面積、ご予算、ご移転の希望時期など、わかる範囲でご連絡ください。イチから相談したい!というお問合せももちろん大歓迎です。経験豊富な営業スタッフがお客様のニーズを丁寧にヒアリングしていきます。

物件探し・契約手続きに関して

どのような基準で事務所物件探しをはじめればいいでしょうか?

5W1Hという感覚で基準を決めてみましょう。「いつ(時期)」「どこで(立地)」「だれが(本社、部署)」「何を(面積)」「なぜ(目的)」「いくらで(予算)」。 これらがはっきりしていると具体的に探せます。

人数に対して、どのくらいの広さが目安になるでしょうか?

ひとりあたり3坪が目安といわれていますが、各社の利用方法によって大きく変わります。規模の大きなオフィスフロアになるとレイアウト効率が良くなり、狭い面積でもより多くの席を確保できます。

家賃の交渉は可能でしょうか?

可能です。厳密に言えば、需給バランス、専門業者の交渉力など、様々な要因が重なりますので、一概にはいえません。ただはっきりいえる事は、当社は貴社の希望に誠心誠意尽くして対応しますということです!

オフィスの契約は何年が一般的?解約するにはどうすれば?

2年契約が一般的ですが、定期借家契約の普及などにより3年契約なども増えてきました。期間満了の6ヶ月前までに書面による解約通知を行うことで解約できることが多いです。
なお、期間の定めのある契約は本来中途解約できませんが、中途解約を認める特約が入っていることもありますので、契約書を確認してみましょう。

オフィスの「更新料」「償却費」とは何ですか?

「更新料」とは賃貸借契約を更新する際に必要になる費用のことで、新賃料の1カ月程度が一般的です。「償却費」は敷金などの預託金の内よりある一定金額を貸主が収受するものです。

敷金と保証金との違いを教えてください。また、礼金はありますか?

以前は区別されていた時代もありましたが、現在は区別しなくても良いでしょう。礼金は東京圏の一般的なオフィス物件では少なくなりましたが、SOHO物件などでは必要なケースがあります。

○○坪くらいだと移転にかかる期間/費用はどれくらいみておけば良いでしょうか?

坪数によってかなり変動しますので、コストシミュレーションを行ってみましょう!

共益費とは何ですか?

ビルの保守管理や共用部にかかる費用のことで、ビルによっては管理費とも呼ばれます。例えばエレベーター保守点検費用やセントラル空調費、共用部の電気代・清掃費などがこれにあたります。フリーレントがついている場合でも原則共益費は支払います。

敷金はいつ返ってくるのでしょうか?全額返ってきますか?

敷金は、現オフィスの原状回復が終了し、貸主に物件を引渡し(=鍵の返却など)をした後に返還されますが、その時期は貸主によってバラバラです。1~2カ月後には返還されていることが多いようですが、契約書を確認した上で、貸主に確認しましょう。
原則として敷金は全額返還対象ですが、控除する金員「償却費」「未払賃料」「原状回復費」「電気代」「貸室内清掃費」などが残っている場合はこの限りではありません。

グロス契約・ネット契約とは何ですか?

まずネット契約とは、貸室の「有効面積」=事務所スペースとして使える面積だけを契約することです。
逆にグロス契約とは、トイレ、給湯室などの事務所スペース以外も契約面積として契約することです。賃料の高低は、ネット面積に直してみると比較しやすくなります。
ちなみにオフィスビルの面積は、一般的に「壁芯計算」を用いて算出されています。

新・旧耐震基準の違いは?

1981年6月1日以降に建築確認を受けた建物を「新耐震」、それ以前のものを「旧耐震」という言い表し方が一般的になりました。
「新耐震基準」では震度6強~7クラスの地震でも倒壊しないことが求められています。1995年の阪神淡路大震災(震度7)においても、倒壊した建物の多くは「旧耐震」のものであり、その一方で新耐震設計による建物は比較的被害が少なかったことが知られています。

制震・免震構造について教えてください。

制震構造:建物に制振装置を設置することにより建物そのものを揺れにくくする構造
免震構造:地盤と建物の間にゴムなどの装置を設置することにより、建物に伝わる地震のエネルギーを減少させる構造

新オフィスの設備・レイアウトに関して

内装工事・設備工事をお願いしたいのですがお見積りをお願いできますか。

お気軽にお問合せください。移転前の現状調査から、内装の設計・工事、什器備品の手配、引越作業そしてアフターケアまでの移転業務を一括マネジメントする「トータルオフィスサービス」を提供しております。

外観や内装をおしゃれにしたいのですが、施工業者に依頼すれば可能でしょうか?

あくまで賃貸事務所なので、できることとできないことがあります。貸主の中には、その基準をしっかりと決めている会社もあるので、専門業者に確認してもらうことが大切です。また可能であっても、何のためにどうしたいのかを具体的に考えておく方がスムーズです。

仕事の効率性を考慮したレイアウトを希望しています。

オフィス移転を機に効率性、生産性を上げたいとご希望される企業が増えてきています。最適なレイアウトは企業ごとに異なりますので、専門家と一緒に考えていきましょう。

天井までの防音間仕切りが欲しいです。

一口に防音といっても、防音にはレベルがあります。もちろん消防法に関わる確認も必要です。どのような用途で使用したいのかをヒアリングさせていただき、最適な防音間仕切りをご提案いたします。

A工事・B工事・C工事とは?

A工事:オーナーの費用負担・オーナーの指定した業者で行う工事。主に共用部。
B工事:賃借人の費用負担・ オーナーの指定した業者で行う工事。空調工事など、ビルの設備に関わるものが多い。
C工事:賃借人の費用負担・賃借人の指定した業者で行う工事。内装工事など、専有部内に関わるものが多い。

カーテンorブラインドは最初からついているの?好きなのにかえてよいの?

設置されているかどうかはビルによりますが、変更するには材質や色などに制限がある場合がありますので確認が必要です。その制限の範囲において変更することは可能ですが、既設の設備品は原状回復の対象となるので、退去時まで保管することをおすすめします。

個別空調と集中空調の違いは何ですか?

集中空調はセントラル空調ともいいます。建物内の空調をすべて一箇所で管理するためスケールメリットが生かせて安価となりますが、時間外の空調費がかかると高くなってしまうこともあります。 
個別空調は各階または使用室毎に空調を管理する方法です。 

移転手続き・引越しに関して

現在のオフィスの解約に必要な書類や手続きはなにがありますか?

まず書面により解約通知書が必要です。到達時点で有効になりますので、到達が証明できる方法が望ましいでしょう。なお、原状回復および引渡しは契約期間中に行うことが必要ですので、間違いのないようにしましょう。

新しいオフィスの契約に必要な書類や手続きはなにがありますか?

入居審査に必要な書類として、決算書や事業計画書を求められたり、契約締結時には商業登記簿謄本(履歴事項全部証明書)や印鑑証明書が必要なケースがあります。貸主によって異なりますので、専門業者を通じて確認しましょう。また、契約締結時には敷金全額の預託が必要となりますので、資金の確保も忘れずに行います。
⇒ 官公庁への届出リストはこちらからダウンロード
⇒ 移転チェックリストはこちらからダウンロード 

引越し業者を選ぶ際の条件としてなにがありますか?

「オフィス移転」に慣れた業者を選びましょう。引越しの際にはビルに届出する必要がありますし、他のテナントは迷惑をかけたり、ビルに傷をつけたりすると、損害賠償に発展しかねません。後々のことを考えると、自分たちで運ぶということも避けた方が良いでしょう。

移転後の諸々に関して

新オフィスで確認すべき事項はなにかありますか?

内装工事を行うにあたっては、貸付基準書や内装工事の設計要綱がある場合があります。B工事の範囲やC工事の制限が載っている場合があるので、必ず確認しましょう。また入居にあたってはビルの館内規則を確認し、従業員にも周知を行うことが必要です。

「原状回復工事」とは?

移転後に、オフィスを借りたときの状態に戻す工事のことです。B工事およびC工事の部分は原則としてすべて対象となります。オフィスビルの場合、賃貸借契約書にその範囲が定められているケースが多いので確認をしておきましょう。

旧オフィスの原状回復もお願いできますか?

オーナーの指定業者がある場合がほとんどですが、対応できるケースもありますのでご相談ください。

原状回復工事はいくらくらいかかりますか?

価格はオフィス規模や造作の仕様によって大きく変わってきます。坪3万~15万など幅がありますので、直前になってあわてないよう、早めに見積もりを取り寄せるようにしましょう。

オフィス用語について

オフィス用語ってなんだか分かりにくい・・・

こちらにまとめていますので、ご覧ください。また分かりにくい点はお気軽にお問合せください。

よく新聞にでている「空室率」って何?

空室面積を賃貸可能面積で割り算したものをパーセンテージで表示したものです。空室率が高くなると、賃料が安くなるという相関関係にあります。

最近よく目にする「CRE」って?

CREとは、企業が保有または使用する不動産のことで、「Corporate Real Estate」の略です。企業のIFRS 導入の流れもあり、CREの活用により企業価値を上げる「CRE戦略」が必要とされています。

「FM」とはなんですか?

ファシリティ・マネジメントの略で、オフィス=働く環境を経営活動の一環として重要視しようという考え方です。「働き方改革」にもつながる注目のキーワードです。
「企業、団体などが組織活動のために施設とその環境を総合的に企画、管理、活用する経営活動」が定義。

関連ページ・資料
 
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