世界114ヵ国381都市を網羅するネットワークを構築している「エールフランス航空 / KLMオランダ航空」。日本支社東京事務所の業務は「営業」「マーケティング＆Eコマース」「貨物」「アドミニストレーション」の大きく4部門に分けられる。

ここに移る前は、営団地下鉄「青山一丁目」駅上の大規模オフィスビルに入居していた。120名の従業員で約1100㎡（+倉庫76㎡）を使用。交通アクセスの良い環境だった。

「数年前に航空券の発券業務が終了したにも関わらず、チケットカウンターのスペースが残されたままでした。その他にも有効活用されていないスペースがあり、効率の良いスペース計画を立てようと思ったのです」

「それに加えて、会議室が充分に用意されていませんでした。全社員に向けてセッションをするにもデスク付近を利用するしかありません。また、旧オフィスのレイアウトでは社員同士が自然にコミュニケーションをとる『場』もなかったのです」

旧オフィスは中央に社員の執務エリア、両窓際にマネジャー用の個室が配備されていた。レイアウトの構成上とはいえ、自分のチーム長の席が必ずしも近くにあるとは限らなかったという。

「その他、マーケティングイベント用の物品やIT関連の部品、法令などで管理を義務付けられている書類は、別途借りていた地下倉庫に保管していました。そのスペースに対するコストも軽視できないため、移転を機に書類の徹底的な見直しを行ったのです」

法的に保管義務が必要な書類に関しては、別途に収納スペースの調達を行い、使用予定のない文房具などの物品はカートン単位で施設に寄付。そして社内にあった絵画やレトロポスターなどは美術館や博物館に贈呈した。

ガイケマ氏をプロジェクトリーダーとして移転ワーキンググループが結成されたのが2016年1月。メンバーは、各部門の社員から4名、IT部門から1名の計6名。毎週開催される定例会と日本支社上層部による決定機関による会議で進行を確認していった。

ワーキンググループ結成後、すぐに移転先ビルの検討に入る。新オフィスを探す際の必須条件は、「社員が通勤しやすく」「営業がクライアントビジットに便利なロケーション」「適正な賃料」「適正な面積」であること。そして先に述べた使用スペースの調整により、大幅な面積の削減の中で適正なオフィス面積を割り出した。

「新オフィスの面積は約650㎡。移転前に比べて半分程度の面積になりました。オフィスに関連するコストは、何と約5割ダウンとなっています」

新オフィスを探すにあたって立地に関してはそれほどのこだわりは無かったが、オフィスビル情報の提案やビル側との交渉が必要と考え、オフィス戦略の専門会社と連携を図る。

「三幸エステートさんには、2015年の大阪事務所の移転時にもお世話になったこともあり、今回も迷わずお声掛けしました。そして本国から来日した移転担当者に対して、物件の案内だけでなく市況情報やオフィストレンドなど、説得力のある説明をしていただいたのです。しかも本国の担当者に直接英語での説明でしたので、彼らも納得した上でスムーズに検討に入ることができました。また、契約して終わりではなく、入居後の現在まで、常に柔軟に親身になって相談に乗っていただいています。本当に依頼してよかったと思っています」

第一段階では土地勘のある旧オフィスの周辺だけでなく、水道橋近辺、西新宿、晴海といった広範囲にわたるエリアで検討が開始されたという。それから同社の条件や優先順位の中で絞り込んでいく。実際には書類の段階で絞り込んだ8棟のビルを見学した。

「8棟のビルを見学後、さらに6棟に絞り込みました。そしてビル見学ビジットごとに異なったデザイン会社の担当者にも同行をお願いし、専門家としての意見も参考にしました。最終的には、本国から来日したオフィス移転のスペシャリストによる候補ビルの見学。その中から、一番バランス良く私たちのニーズを満たしていたビルを選んだのです」

オフィスデザイン会社は、当社の考えを理解している会社をピックアップ。それら数社の中からデザインコンペを実施した。結果として、同社の他の拠点を担当したことがあるオランダのデザイン会社に依頼することに決まった。

「当社の考えるモダンなイメージと提案いただいたデザイン案がとてもマッチしていたのが選考理由です。数々の要望をとてもスタイリッシュに表現していただきました」

新オフィスのコンセプトは、「社員同士のインターアクションが自然にできる空間」だと語る。

「社内コミュニケーションの一環として移転プロジェクトの進捗状況だけでなく、その時点のアクションプランも週1回配信していきました。そしてオフィスに勤務する社員全員の参加プロジェクトだということを意識してもらったのです」

並行してデザイン会社によるアンケートも実施する。どんな些細なことでもいいからと、社員からの要望や意見を集めた。

「全社員を対象にオフィス環境や設備・機能についてのアンケートを行いました。目的は全社員の要望を考慮しながら当社のオフィスイメージを具現化するためです。Webでのアンケート方式で3日間の実施期間ではありましたが、回答率はとても良かったですね。社員の興味の高さを実感しました」

「会議室不足」「社員が自由に交流できるエリアの新設」といったオフィス機能に対する要望から、「椅子の座り心地」や「照明」「ノイズ」といった環境面に対する問題点まで意見が寄せられたという。

それらの回答をデザイン会社に伝える。漠然とした内容ではあったが、丁寧にこちらの希望や問題点を引き出していただき、一つひとつ理解したうえでデザイン会社がレイアウトプランを提案する。いくつもの案からイメージの近いものを選び、少しずつブラッシュアップさせていく。そんな地道な作業が繰り返された。

デザイン案が固まると、オフィスの内装工事が急ピッチで行われる。そして予定していた9月末に遅れることなく引越しを完了させることができた。ビル探しと平行してオフィスデザインのコンセプトを詰めていたのが功を奏したといえる。また、今回のプロジェクトマネジャーを担当したガイケマ氏であるが、過去にも他地域でオフィス移転を何度も担当した経験を持つ。それも本プロジェクトがスムーズに進行した要因といえる。

「当社の場合、航空会社ならではのIT事情が特殊なため、準備や手配などすべてにおいて本国との調整が必要になります。しかし、今回のオフィスはチケットカウンターの設置がなく、一般のお客様が訪れることがありません。そのためコーポレートブランディングや使用カラーなど、従うべきスタンダードが緩和されたのも救いでした」