「当社の中期計画を実行していくにあたり、我々自身が生産性を高める働き方をしなくては、今後、お客様に対して様々なソリューションを提案できないのではないか。自らが実践し経験をしていかなくてはビジネスとして成立しないだろうという意識がありました。そういった経験を実体験する場の必要性を感じていたのです」（土志田氏）

オフィス用品販売事業からオフィス・ソリューション事業へと舵を切ったコニカミノルタビジネスソリューションズ株式会社は、「働き方変革」を実践するというミッションを自らに課した。オフィスコンセプトは「Link UP！」に。

「もっと顧客と繋がりたい、コニカミノルタグループ全体と繋がりたい。『モノ売り』以上に、『コト売り』と呼ばれるソリューション解決のために必要な複合的提案をしっかり繋げていくという思い、そして社員同士のコミュニケーションを繋げ、それをどんどん良くしていく。そんな決意をコンセプトに込めました」（宮本氏）

新しいオフィスのレイアウトイメージを共有するために、その理想の働き方を言葉だけではなくイラストで表現していったという。そこには「大勢のお客様の前でセミナーを開催している自分」や「ファミレス席〈写真①〉でさっと打ち合わせをして課題を解決している場面」、「落ち着けるスペースで一人集中〈写真②〉している姿」などといった具体的なシーンが描かれていた。

「これらのイラストをベースに、オフィスのこの場所でこれを実現しようとあてはめていきながらゾーニングを決定していきました。そしてプロジェクトメンバーが主体となって、コンサルタント会社とともに具体的なレイアウト配置を進めていったのです」（宮本氏）

明らかにワーカーの働き方そのものが大きく変わった

計画通り2014年8月にオープンした新オフィスは、全体が見渡せるオープンなレイアウトとなった。

随所に配置されたコミュニケーションスペース〈写真③〉によって、部署を超えた自由な意見交換が可能に。またクラウドストレージ、社内SNS、WEBミーティングなどを導入。それらの施策にトライすることで、ライブオフィスやフリーアドレスも実現し、明らかにワーカーの働き方そのものが大きく変わった。

使用する3フロアの内、2フロアは執務エリアとなる。今回初めてフリーアドレスを導入。そしてお客様と接する時間を増やすために直行直帰を推奨している。

③ コミュニケーションスペース

「フリーアドレス〈写真④〉で自分の席がなくなり、紙の資料の管理方法も大きく変わります。しかしその全てを全社員が完全に理解しているわけではありません。そこで、多くの社員はしっかりと対応できる人を参考にしながら、少しずつ慣らしていきました。その結果、わずか3ヵ月ほどでスムーズに運用されるようになったのです。やはり、誰かから与えられるのではなく、自分たちでやるという意識が強かったのだと思います」（土志田氏）

そして26階が常設のショールームと応接フロアとなる。それに加えて今回の移転で新設された「Link Cafe」〈写真⑤〉が設置された。

「ここでは、リラックスした雰囲気でお客様との会話が生まれていますね」（野田好男氏）

④フリーアドレス

⑤Link Cafe

「働き方」そのものを変革したことで、社員のモチベーションのみならず、コスト改善といった具体的数値で捉え、目で見て実感できる効果もあがっている。ドキュメントボリュームをチェックして、削減していったことで、キャビネットの数が大幅に縮減。専有面積にして238.5㎡が削減できた。ざっと計算するだけで月額180万円のコストダウンが可能になったうえに、そのスペースが有効活用できるようになった。

「テレビ会議システムを導入し、出張費の削減を実現。移転後２ヵ月間で、約200万円もの交通経費を圧縮することに成功しました。費用だけではなく、無駄な移動時間もなくなったわけですから、人件費換算で100万円もの圧縮を可能に。当然、CO2の削減にも寄与しています」（藍氏）

フロアの集約により出力機器がトータル49台から39台に。占有スペースと消費電力も大幅に圧縮。それだけでなくIC認証を活用して最寄りの複合機から出力できるシステムを導入した結果、無駄な紙の出力枚数も減り、全体で25％もの削減につながっている。

環境が変わると働く人の意識が変わる。それは、想定以上のスピードで実現し、そして想定以上の効果をもたらしている。

「当初は『移転後にしっかり号令をかけていかなければならないのでは？』と覚悟をしていたのですが、環境が変わったことで社員の意識も変わり、誰もが自主的に新たな施策に取り組んでいるようにみえます。フリーアドレスや紙の資料の管理に関わるルールもしっかり運用されていると思います」（藍氏）

様々な部署からの選出メンバーで構成されたプロジェクト。しかも管理職ではなく、現場で仕事をしている一般社員が中心となったことが大きいという。もちろん、現時点における課題もある。移転後は、社内に「サジェスチョンBOX」を設置し、総務部門が社員の意見を吸い上げている。中には具体的なクレームも寄せられ、注意を促すケースもあるという。移転後もプロジェクトは継続し、分科会を発足して問題解決に努めている。

「計画段階であげた25の目標シーンの全てを、移転と同時に実現したわけではありません。まずは難易度が低く、効果の高いと思われるものから取り組みました。それ以外は、移転後に徐々に実施していこうと考えています。この段階を『スパイラルアップフェーズ』と名付け、継続的に行っていくことと捉えています」（藍氏）

今回の移転では、「働き方変革」と同時に、それを顧客に発信していく場としてのショールーム戦略も盛り込まれた。

「元々、日本橋と品川の2ヵ所に分かれていたショールームを今回の移転を機に集約し、効率よくお客様をご案内しようと考えました」（土志田氏）

「さらに『働き方変革』を自社実践し、広く発信していこうと。複合機などを展示しているショールームのみならず、執務エリアもお客様に見ていただく『ライブオフィス』の導入を計画したのです。もちろん、これらは経営層から降りてきた指示ではなく、プロジェクトメンバーの中からあがってきたアイディアをまとめ、カタチにした結果です」（宮本氏）

新たにライブオフィスやショールームを活用した新たな営業施策を導入。それらの施策には具体的な効果も現れているという。

「ライブオフィス導入に伴い、社内をご案内する『ツアー・アンバサダー』を育成。それを営業担当者がフォローするスキームをつくりました。また営業担当者にもトレーニングを実施し、これまでの複合機中心の説明ではなく、オフィスの課題解決を主眼とした提案力を身につけさせたうえで、ツアーを運営していきました。現時点ですでに400組、延べ１万5000人の来場者をお迎えし、自社実践した成功事例として、お客様にご提案しています」（野田氏）

ショールームは「ビジョンをお客様に提示する場所」と定義。これまでは単なる「働く場所」でしかなかったオフィスが、お客様に対して「働き方」をイメージさせる空間へと変わった。

「お客様がいらっしゃれば、自ずと皆がオフィスを綺麗にしようと思うようになります。今回の移転はまさに『心の引っ越し』そのものといえます」（野田氏）

このオフィスを武器にして、コニカミノルタビジネスソリューションズ株式会社が目指す理想「Work Style Design Company」への躍進が加速度を増していく。