BCP、業務効率、スペース効率の改善には
オフィス移転がベストな解決策だった

2020年、同社でも感染予防対策として在宅勤務を導入した。それをきっかけにオフィス移転プロジェクトが立ち上がった。

「従業員の安全性の確保のほかにも、フロアの分散による業務効率の悪さや従業員同士のコミュニケーション不足といった課題の解決も求められていました。さらに執務室内には柱がたくさんあり、多くのデッドスペースが生じていました。それらの多くの課題に取り組むにはオフィス移転がベストな解決策だったのです」（楠田氏）

全て自社内だけでプロジェクトを遂行することは困難と判断した

オフィス移転を進めるにあたり、三幸エステートと打ち合わせを重ねていった。

「三幸エステートさんからは、物件選定の前段となるワークプレイススタディ（各種働き方調査、必要面積の策定、シナリオ策定）といったコンサルティング業務から、物件選定後の「基本設計支援」「内装工事管理」「コスト管理」「原状回復見積」といったプロジェクトマネジメント業務までをトータルで行うサービスの提案がありました。私どもにとって、これだけの大規模な移転プロジェクトというのは初めての経験です。全て自社内で行うのは難しいと判断をしてトータルサービスをお願いしました」（飯田氏）

新本社の面積を大幅に縮小したのは、経営会議を重ねる中で現行面積の30％削減を目標にしたことが理由となる。

「そして削減目標として生まれた面積が400～500坪でした。移転先の立地は都心3区。まずは面積と立地を優先条件にして物件の提案をお願いしました」（楠田氏）

そうして数十棟のビルが移転先候補として提案される。それらの候補ビルを対象に、テストレイアウトの検証が何度も行われた。

「移転先を確定するまでに二転三転しました。エリアを絞り込んだり、逆に広げたり。この先、数十年にわたって働く場所と考えると、時間をかけてでも満足のいくオフィス探しをする必要がありました」（飯田氏）

移転によって大幅な面積縮小が求められる。依頼した会議室利用度調査、収納量調査などの結果から、現状把握を行った。そして三幸エステートからは、フリーアドレスを採用し、多くのABW機能を付加させたレイアウトの提案を受けた。

2022年4月に新オフィスの契約を締結したが、その後も数多くのシミュレーションをお願いする。特に、通勤費調査は最寄り駅を変えながら何度も依頼したという。

「旧オフィスは複数の路線が使え、どの駅からも徒歩10分程度の距離に位置していました。そのため、会社が従業員の居所を勘案し、最寄り駅がどの駅になるのかを決めていました。その結果、一定の妥当性のもと、コストを抑えた路線経路となっていました。新オフィスは駅から徒歩2分。アクセス面で大幅に向上できるものの、比較的高コストの都営地下鉄線の駅になります。従業員の利便性とコストの両面を考慮し、かつ妥当性のある運用ルールを決めるためには、どの程度のコスト上昇になるのかを事前に判明させる必要がありました。そこで通勤費シミュレーションの資料を作成していただいたのです。明確なコスト情報をもとにした資料でしたので、運用ルールを決めるにあたり非常に有益な資料となりました」（大熊氏）

中期経営計画とリンクさせてオフィスコンセプトは「Connecting」とした

物件選定が終わり、プロジェクトマネジメントのフェーズに入る。同社からは10名のコアメンバーが移転プロジェクトに参加した。主なメンバーは、経営企画部門、総務部門、システム部門、営業戦略部門。そこに三幸エステートのプロジェクト担当と内装デザイン会社の担当が加わり定例会を実施していった。

「三幸エステートさんには、定例会の中で方向性を導く役割を担ってもらいました。その他、全体の予算管理、スケジュール管理をしていただいたので、自分たちは課せられた課題に専念することができました」（大熊氏）

そうして新オフィスのオフィスコンセプトとレイアウトコンセプトが決まる。オフィスコンセプトは「Connecting」とした。

「当社は中期経営計画で、当社グループをさらに進化・成長させて、新たなステージへCONNECTする『GSI CONNECT 2024』を掲げています。新オフィスでは、社内の個々のメンバー、各部門、ビジネスパートナーとの繋がりを通じて新たなイノベーションを起こしたいと思っています」（楠田氏）

レイアウトコンセプトは「Open communication with fun」。フリーアドレスの採用や利便性の良い会議室、リフレッシュスペースの確保などで、従業員は楽しみながら柔軟なワークスタイルや活発なコミュニケーションを実現する。そんな働き方を願って考えられた。ちなみに当初は「Open communication」だけであったが、最後に同社の吉永社長によって「with fun」が付け加えられたという。

多様な働き方に合わせてさまざまな働く環境を整備した

それでは新オフィスを見ていこう。エントランスの左側には会議室を集中させている。

「旧オフィスでは大人数で使用できる会議室が3室ありましたが、必ずしもその広さが必要な会議室ばかりではなかったため、スペースの無駄が生じていました。新オフィスの会議室は9室。稼働率や適正人数を考えた設計となっています」（大熊氏）

エントランス

会議室

執務室への入室は高度なセキュリティを求めた。

「大阪支店では指紋認証システムを導入しています。セキュリティ的には問題ないのですが、今後の感染症対策を考えると直接触れるシステムは変更しようと。結果的に、当社では初めてとなる顔認証システムを導入しました」（大熊氏）

「かなり精度が高い認証システムですね。何よりもICカードなどの発行管理業務が不要になったことで、業務の大幅な改善ができました」（楠田氏）

「入室管理だけではなく、体温検知も行えるため従業員の健康管理もしっかりとできるようになりました」（飯田氏）

執務室は開放的な空間で、窓際がコラボレーションエリア、内側が執務エリアとなっている。

「コラボレーションエリアには、『テーブル席』『ソファー席』『カフェカウンター』『人が集まりやすいAgora Space』など、用途に応じたさまざまな席を備えました。もちろんどこで仕事をしても自由としています」（大熊氏）

ファミレス席