オフィスを構築するにあたって「働く環境」の整備を一番に考えた

「旧オフィスの執務室内は完全固定席でした。そして従業員一人ひとりに『幅1,400ｍｍの机＋袖机』を与えていました」

増員ごとに机と袖机を購入し、組織変更があれば大幅なレイアウト工事が余儀なくされる。この非効率な運用を再考する必要性を感じていたという。

「会社として、『働き方の見直し』を課題としていました。そして『人的交流が盛んになるオフィスの構築』というもう一つの課題に対する施策として全社フリーアドレスを決定したのです」

本格的なオフィス移転を機にできることとして大々的な書類整理も行った。

「各種法令に基づき作製、保管しなければならない書類が多いのが当社の特長です。しかし書類を置くスペースに掛かるコストも軽視できません。そこで保存が求められる法的書類は外部倉庫に保管したのち、社員の協力も得て、使用していた80本キャビネットは40本にまで削減できたのです。加えて、机幅を1,200ｍｍに変更しました。机幅のサイズを小さくしたことで机と机の通路幅が広がります。加えて、スクウェアタイプにしたことで効率的な机の配置が可能になりました。それらの新たに生まれたスペースで会話を楽しむシーンがいたるところで見られるようになるなど、二次的なプラスの効果も見られます」

コストやスペース削減だけを意識したわけではない。新オフィス構築の目的は「働く環境」の整備。従業員のストレスや疲労の軽減のために、長時間座っていても疲れにくい椅子に全て入れ替えている。

オフィスコンセプトは「四季」。多様なオフィス機能を採用した

オフィスデザインのコンセプトは「四季」。エントランスから順に季節を感じられるつくりになっている。

「エントランスのイメージは『春』です。その他に私どもの業務の象徴である海と山も表現しています。一面の壁には4台のプロジェクタを使って会社紹介のビデオを流しています。受付という企業ブランディングを表現しやすい場で、インパクトのある仕掛けをつくることができました」

エントランス

そこから応接エリア方向に進んでいく。応接室は8室用意した。うち2室が大会議室だ。このエリアのイメージは『夏』だという。

「旧オフィスでは、来客用応接室と社内打合せ用を共有していたため、思い通りの利用ができていませんでした。そこで新オフィスでは来客専用応接室を用意しました。画面を共有しながらの打ち合わせが多いため、全ての部屋にプロジェクタを設置しています」

応接室

会議室

「旧オフィスでは、来客用応接室と社内打合せ用を共有していたため、思い通りの利用ができていませんでした。そこで新オフィスでは来客専用応接室を用意しました。画面を共有しながらの打ち合わせが多いため、全ての部屋にプロジェクタを設置しています」

さらに奥に進むとラウンジが姿を現す。ここが新オフィスの最大の特長となる。他部署のメンバーとのコミュニケーションを促進するためにつくられた。ラウンジのイメージは『秋』。紅葉を意識した色調でまとめている。コーヒーカウンター、ソファ席、多目的な丸テーブル、窓際のカウンター席、横長の打ち合わせテーブル、ファミレス風テーブルで構成している。

ラウンジ全景

カウンターとラウンジ

ファミレス風テーブル

「多目的なフリースペースで、多様な機能を配しています。外部のシェアオフィスの雰囲気を参考にして構築しました」

そこから右に曲がると執務室エリアが現れる。このエリアのテーマは「冬」となる。全体を静かな色でまとめた。

「フリーアドレスは、横長の机を配置するレイアウトではなく、あえて机を接続させたいくつもの島をつくり、エリア全体に展開させています。パーティションは低く設定しエリア全体を見渡せるようにしました。その他、座った時の視界の高さに植栽を配置したり、透明ガラスを多用したりして、細かい部分で『開放感』を演出しています」

執務室エリア

「新設した個室も壁で囲むのではなく、中が見えるように工夫しました。これからの働き方を踏まえてWeb会議用のブースも設置しました。これらは従業員の声を参考にしています。その時に気を使ったのは具体的なイメージで伝えることです。ですから3Dパースを作成して説明をしました。後からイメージと違うからと変更の依頼をされるのは避けたかったのです。余分な時間は掛かりましたが、結果的にこの方法がベストだったと思っています」

旧オフィス時代から全員にノートPCを配布し、リモートワークを促進していたため、混乱なくフリーアドレスへの移行はできたという。

Web会議用ブース

「出社に関しては、個々の判断に任せています。ただ開発チームはオフィスに出社するほうがはかどるみたいですね。もう少しバランス良く出社率を考える必要があるのか。それは今後の課題となりそうです」

その他、中期プロジェクトチーム用の部屋を2室用意している。

「他社の専門メンバーと合同のプロジェクトチーム専用の部屋となります。その多くが機密情報を扱う内容のため、あえて動線を分けることにしました」

オフィスはこれからも必要な場所。だから快適を考えたオフィスづくりを行った

「新オフィスでは大きく働き方改善への舵を切りました。確かにフリーアドレスを発表したときに一部の社員から反対意見はありました。しかし入居後は、それを上回る利点がもたらされたこともあり、あえて口にする社員もいなくなりました。やはり実際に体感したことが良かったのでしょう」

新オフィスは社内だけではなく、来客者からも高い評価を得ている。今後もこだわったオフィスをつくっていきたいと語る。

「色々な考え方があるとは思いますが、当社にはオフィスが必要です。オフィスは『働くモード』に切り替えるための場所だと思っています。だからこそ快適性にはこだわっていきたいのです」

今後は、新オフィスの構築から運営のフェーズに入る。

「オフィス運営に関しても私が担当します。新型コロナは収束していませんが、出社人数が増えつつあります。環境を維持するのではなく、改善を重ねながら働きやすい環境を整えていきたいと思っています」