Vol.3 東京システムハウス株式会社

2021年2月取材
※ 記事は過去の取材時のものであり、現在とは内容が異なる場合があります。

テレワークを推進しながらコミュニケーションを活性化した事例

東京システムハウス株式会社は独立系のシステムハウスとして1976年に設立。以来、独自のさまざまなサービスや技術を通じてお客様の信頼を獲得してきた。数年前からコミュニケーションの活性化が課題となっており、その解消を図るために移転計画をスタート。そして2020年9月、コロナ感染予防対策の取り組みの中でオフィス移転を完了させた。今回の取材では、その概要と目的を中心にお話を伺った。

鎌田 佳宏 氏

東京システムハウス株式会社
ビジネスサポート部 部長

鎌田 佳宏 氏

早わかりメモ

  1. お客様の要望に応えていく中で業務メニューを増やしてきた
  2. 旧オフィスの課題はフロア分散によるコミュニケーションの低下
  3. コロナ禍の中でテレワーク中心の働き方に舵を切った
  4. テレワークを推進しながらコミュニケーションを活性化させる
  5. 新オフィスのデザインコンセプトはカジュアル&ナチュラルとした
  6. オフィスは社員のよりどころ。新たな働き方を進化させていく

お客様の要望に応えていく中で業務メニューを増やしてきた

東京システムハウス株式会社は、「サービスを通じユーザーに愛され、信用・信頼を得ることが最大の目的である」を社是に業務を拡大してきた。同社の特長は幅広い業界にITソリューションを提供している点にある。

「当社は『付加価値の高いサービスをお客様に提供する』を企業理念としています。業種を絞ることなくさまざまなお客様のご要望に合わせたシステムづくりに応えていく中で次第に業務メニューが増えていきました」

そうして変化の激しいIT時代の技術革新に対応しながら、「お客様のためのITサービスカンパニー」として実績を重ねている。

旧オフィスの課題はフロア分散によるコミュニケーションの低下

旧本社は品川区西五反田に位置するオフィスビルに構えていた。1フロア面積は65坪。1989年に入居後、30年以上にわたって本社機能の立地は変わっていない。業務の拡張ごとに人材採用を行い、手狭になったらフロアの増床で対応していく。そうしているうちに移転直前には6フロア400坪弱を使用していたという。

「各事業部をフロアごとに分けていくことで、他部署同士が顔を合わせる機会が減少していました。当然、コミュニケーションは低下していきます。課題解決のためには6フロアを少数フロアにまとめる必要があったのです」

そのためには、たとえ月々のランニングコストが増加したとしてもコミュニケーションの向上ができるオフィスであれば受け入れる準備はしていたという。

コロナ禍の中でテレワーク中心の働き方に舵を切った

当初の予定では2フロアを借りる予定だったという。レイアウトプランでは1フロアを執務スペース、もう1フロアをコワーキングスペースに分ける計画だった。

「しかし新型コロナの感染予防対策を推し進める中で、テレワーク継続に舵を切ることになりました。結果として1フロアで収めるようにレイアウト計画の変更が行われたのです」

本来の在席を考えると100席以上は用意しなければならなかったが、現オフィスでは80席に。一気にニューノーマルな働き方が加速した。

テレワークを推進しながらコミュニケーションを活性化させる

現在の出社率は20%程度。それでもコミュニケーションの活性化は同社にとって永続的なテーマになっているという。そのため出社率こそ大幅に減少したが、出社した際に社員同士が交流しやすいオフィスの構築を行った。

当初の予定よりもフロア面積は削減したが、旧オフィスの課題を踏まえて、社員同士が自由にコミュニケーションを取れるスペースは必要という結論は変わることがなかった。

そして個々のワーカーの業務ごとに適した働く環境を提供するABWActivity Based Working)を導入した。

新オフィスのデザインコンセプトはカジュアル&ナチュラルとした

新オフィスのデザインコンセプトは「カジュアル&ナチュラル」とした。気楽に自由に働ける環境を目指す。その達成のために同社としては初めての試みとなるフリーアドレスを採用した。

新オフィスは2つのエリアで構成されている。エレベーターを降りて左側はバックオフィスやユーザーサポート部門が入居している。右側がオープンなフリーアドレスエリアとなる。

新オフィスには、Web会議ができる会議室、3つの集中ブースと2つのファミレス席、窓際にカウンター席を配した。

「カウンター席には大型のモニタを備えていることもあって使用率は高いですね。全員ノートPCに切り替えたのですが、業務によっては小さい画面では支障が出るとの要望に応えたものです」

窓際のカウンター席

窓際のカウンター席

オフィスは社員のよりどころ。新たな働き方を進化させていく

リアルな場だからこそ生まれるアイデアや感情を大事にして、新たな働き方にチャレンジしていく。そして新オフィスを社員のよりどころとして、今後もテレワークの良さとリアルなオフィスの良さ、その両面で社員をサポートしていくと語る。

「コロナが収束したとしてもテレワークの活用自体を変えるつもりはありません。むしろ収束後もテレワークは増えるかもしれません。その中で私がやるべきことはコロナ収束後の姿を想像して、さらに働きやすい環境をつくることだと思っています。これからも改善を重ねながらニューノーマルの働き方を進化させていきたいと思っています」

三幸エステート オフィスコンサルティング部では時代のトレンドを考えながらオフィス環境の提案を行っています。どうぞお気軽にお声がけください。

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