オフィスコラム

Vol.3 オフィス移転~業者選びのポイントとは?~

「オフィス移転がこんなに大変だったとは……」

「想像以上に負担が大きかった」

そう漏らす担当者も多いオフィス移転プロジェクト。段取りや費用以上に重要なのが、業者の選定です。
ここを見誤ると「もはや何を判断基準にして良いのかわからない」ということも。

今回は自社にぴったりの会社を選ぶために、押さえておくべきポイントを紹介します。

オフィス移転~業者選びのポイントとは?~

「オフィスづくりを行う会社」は大きく分けて4種類

オフィスづくりを行う会社は大きく分けて

  1. プロジェクトマネジメント会社
  2. 工事請負会社
  3. 設計会社
  4. 什器メーカー

の4種類があります。まずはそれぞれの特徴を紹介しましょう。

1.プロジェクトマネジメント会社

綿密な情報収集や業者との調整が必要とされるオフィス移転において、プロジェクト計画の立案からビルの選定、設計、家具、内装工事、引っ越しなどさまざまな業者の選定や調整などを担います。目安として100坪以上の移転や移転経験の少ない企業はプロジェクトマネジメント会社に依頼することで移転計画を推進しやすくなります。
三幸エステートはプロジェクトマネジメントの機能も持っています。

2.工事請負会社

元請業者がすべての工事を請け負います。規模を問わず対応可能なケースが多く、小回りが利くのが特徴です。
しかしビル側指定業者の交渉は行わないケースが多いため、工事金額の適正額がわかるなどの移転に慣れた企業に向いています。

3.設計会社

レイアウトやデザインプランを優先して進めたい場合は、設計会社に依頼するのが良い選択と言えます。
この場合、重視したいのがオフィス設計に慣れている会社であることです。店舗設計がメインの設計会社の場合、通常のオフィスとはかけ離れた設計となり、原状回復工事の費用もかさむことがあるので注意する必要があります。

4.什器メーカー

使用するオフィス家具のイメージがすでに決まっている企業であれば、什器メーカーに直接依頼をするのもいいでしょう。一般的には什器メーカーであっても設計から工事までを行います。

マネジメント契約と請負契約の違い

マネジメント契約と請負契約の違い

自社が「選定基準」を持てているかどうかが重要

オフィス移転プロジェクトが立ち上がると、担当者の多くは通常業務と兼務することにより多大な負担が加わります。
煩雑な業務が多岐にわたって発生するのはもちろんですが「業者選定に関わる下調べ」「価格の妥当性の見極め」は、想像以上に時間を取られたり、迷ったりされる方が多いようです。

まず、業者選定に関わる下調べについては、どこに依頼するか、その会社がはたして安心して任せられるところなのかといったことを調べる必要があります。それぞれに連絡をとって見積もりを依頼し……というのもまた膨大な手間がかかります。

価格が妥当であるかどうかを見極めるのはさらに迷う方が多いようです。高い・安いだけでなく、見合った金額かどうかを判断するのは、何度も移転の経験をしてでもいない限りは困難でしょう。前回の見積もりを参考にしようとする方もよくいらっしゃいますが、数年も経てば相場は変わります。たいして役に立たないと考えたほうがよいでしょう。

つまりオフィス移転に慣れていない企業や専任の担当者がいない場合はプロジェクトマネジメント会社を使うメリットがあると言えますし、何度も移転を経験して社内にある程度の知見がある場合は、工事請負会社、設計会社、什器メーカーなどに依頼するのが有利かもしれません。何にしろ、本来の業務にも注力しつつオフィス移転を成功させるのは容易ではありません。ですからコスト削減だけにとらわれるのではなく自社に合った「オフィスづくりを行う会社」をしっかりと選定することが重要なのです。

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