オフィスコラム

Vol.4 オフィス移転の費用~ホントのところを解説します~

オフィス移転に際して重要なのが費用面です。「無駄なコストは抑えたい」というのは当たり前のこと。
今回は、昨今の傾向を踏まえつつ、リアルなオフィス移転の費用についてみていきましょう。

オフィス移転の費用~ホントのところを解説します~

社員一人につき、100万円前後と見るのが大まかな相場

最も単純な費用算出方法は、社員×100万円という式に当てはめるやり方です。
主な工事の想定項目はこちらになります。

  • 内装工事
  • 設備工事
  • OAコンセント工事
  • 新規什器
  • 電話工事
  • LAN配線工事
  • セキュリティ工事
  • 引っ越し
  • 産業廃棄物処理
  • 書類や小物の廃棄処分
  • 原状回復工事
  • 諸経費(名刺変更や登記変更にかかる費用)

これはあくまでも大まかな算出方法にすぎません。
当然ながら工事内容や移転面積、ビルのグレードによって、金額が大きく変わることがあります。

費用の増減はどこがポイント?

「現状のオフィスと同じレイアウトでOK」という場合は比較的に安く収まりますが、「この機会に見栄えのよい受付にしたい」「機能的なレイアウトに変更したい」といった要望がある場合は、内装デザイン費や内装工事費などが大幅に上乗せになります。

昨今のオフィスでトレンドなのはサウンドマスキングの採用です。スピーカーから特殊な音を流すことで漏れ聞こえてくる会話や音を聞こえにくくするというもので、セキュリティや業務効率向上のために取り入れたいという企業が増えています。

また、スマートフォンやタブレット、ノートパソコンなどを支給する会社が増えるにあたって、Wi-Fiの工事を入れる会社も増えています。時代に合った快適なオフィスにするために何が必要なのかを検討しましょう。

「えっ、聞いてないよ!」。社内でモメがちな移転費用とは

オフィス移転プロジェクトの担当者が費用を算出するときに意識したいのはズバリ「社内調整」。
つまり「えっ、聞いてないよ!」をどれだけ減らすかが、正確な見積もりをスムーズに作成するカギとなります。

よくあるパターンとして、各部署の要望を把握しきれていないケースがあります。例えば、移転担当者は「現状維持のままの引っ越しでいいだろう」と思っている一方で、IT関連部署では「移転のタイミングで改善する機会を探っている」ことも考えられます。会社を大きくするためには時代に合わせてIT環境を整えていくことは必至であり、経営陣も「どんどんやりなさい」の意向でいることも多いのです。その結果、想定以上にコストが膨らんでしまった、という話をよく聞きます。関連部署(特にIT部門)には早めに移転情報を共有し、やるべきことを前もって知っておくことが重要です。

また、細かな話ですが、「諸経費」を移転プロジェクトの費用として含めるかどうか、も全体の費用が大きく変わってくる要因の一つとなります。ここでの諸経費とは名刺や封筒、ゴム印、社員証、会社案内にパンフレット。そのほか電話や回線の移設に登記変更と、細かく挙げればきりがありません。「工事に比べれば少ないだろうから、あとでサクッと考えよう」となりがちですが、すべてが移転プロジェクト費用です。ここの認識のズレがないようにする必要があります。

正確な費用をスムーズに算出・調整するには?

単に場所を移動するだけではなく「自社の業務に合ったオフィス」「働き方の変革」といった課題を改善できるのがオフィス移転のメリットです。大まかな予算を知るために単純に掛け算をして算出する。そのことはプロジェクトのスタート時点としてはいいと思いますが、さらに意味のあるオフィス移転にするためにはプロのサポートも重要なことです。

例えば三幸エステートの場合、最初の打ち合わせでかなり踏み込んだお話を伺い、お客様の要望を実現させた場合の費用を算出します。プロに依頼することで通常業務と平行して移転プロジェクトを進めることが可能です。依頼内容も各種サービスを揃えていますので、お悩みの際は一度ご相談ください。

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