先進オフィス事例

~オフィスを経営の力に~

アビームコンサルティング株式会社 前編

2014年2月取材

アビームコンサルティング株式会社

※ 記事は過去の取材時のものであり、現在とは内容が異なる場合があります。

わずか4ヵ月で完成させた3,000坪の移転は 多様なプラスの効果を生んだプロジェクトになった

1981年の会社創設以来、日本発のグローバルコンサルティングファームとして事業拡大を続けているアビームコンサルティング株式会社。2013年8月に都内5ヵ所に分散していたオフィスの統合移転を完成させた。今回はその移転プロジェクトのメンバーである総務部のお二人にお話を伺った。

プロジェクト担当

津田弘毅氏

アビームコンサルティング株式会社
総務部マネージャー

津田弘毅氏

川端美佳氏

アビームコンサルティング株式会社
総務部

川端美佳氏

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はやわかりメモ

  1. 都内5ヵ所に分散していたオフィスに、コミュニケーションの不便さを感じていた
  2. タイミングで決まった移転。そして決定された移転日に向けて一つずつ内容を詰めていく
  3. 移転概要の社内報告を目的としたメールマガジンの配信を実施する
  4. 偶発的にコミュニケーションが生まれるための仕掛けと工夫が詰まった新オフィス
  5. 移転から1年。多様なプラスの移転効果が生まれる

都内5ヵ所に分散していたオフィスにコミュニケーションの不便さを感じていた

「移転前は有楽町駅前のビルに本社機能として3,000坪、それに加えて、その近辺である日比谷や勝どきにオフィスが分散していました。事業部ごとに分けられているとはいえ、不便さを感じていたのは事実です」(津田弘毅氏)

分散しているオフィスを一つに統合する。その効果として “コミュニケーションの向上”に期待したという。

「もちろん統合するわけですから使用面積の縮小やそれに伴ったランニングコストの減少というのは結果としてついてくることもあるでしょう。しかし我々が一番期待した効果はコミュニケーションのスピードを上げることだったのです」(津田氏)

「実際に顔をあわせて会議を行う必要がある場合、そこに行くまでの移動時間が無駄に感じていました。勝どきのビルに入居している事業部と打ち合わせをする場合、バスを使って移動します。それが最短の交通手段なのですが、それでも30分はかかってしまいます。日比谷オフィスの場合も同様で、有楽町まで歩いて10分くらいは必要です」(川端美佳氏)

「また、直接会えない場合は、どうしても電話やメールで連絡をすることになります。やはり顔を見ながら話すのと相手の顔が見えないのとでは伝わり方が変わってきますよね。仮に、遠隔会議システムなどのI T技術がいかに発達したとしても、直接対面してのコミュニケーションに勝るものはないと思います」(川端氏)

タイミングで決まった移転。
そして決定された移転日に向けて一つずつ内容を詰めていく

実は今回の移転はこれだけのの大掛かりな計画であるにもかかわらず、時間をかけて準備をしたわけではない。移転後のビル、移転日が決められたあとで、詳細のスケジュールを組み立てた珍しいケースとなった。

「もともと今までオフィスが入居していたエリアは再開発の計画もあり、いずれ移転しなければならないと思っていました。しかしエリアの変更までは考えていない。そこで本社がある有楽町の近辺で大きな面積を確保できるビルの情報を待っていたのです。そんな中、タイミングよく新築ビルの竣工情報を聞き、早速に見学。経営陣の判断でここのビルに2013年8月に移ることの検討が始まりました」(津田氏)

「ちょうど2012年12月のことでした。社外はもちろん社員にもまだ公表できません。秘密裏で、直ぐに移転費用の算出やランニングコストの試算、資産管理などを行いました」(川端氏)

2013年1月には数字の集計を済ませ、社内的な手続きを経て、2月に具体的な行動スケジュールの立案を行い、各事業部から検討メンバーを選出。移転の準備は急ピッチで進められた。

「実質のスタートは3月で、ゴールは8月初め。約3,000坪の大型移転をわずか4ヵ月強で行わなくてはならない。移転日は遅らせることができない。そんな状況でした」(津田氏)

最初のステップとして、オフィスへの要望や課題のまとめに着手する。そのために移転プロジェクトメンバーとブレーンストーミングを中心とした定期ミーティングを実施。そこで出た意見を会議で報告、相談するといった流れをつくった。役職関係なく色々な層からの意見や考えを収集できたという。
その後、まだ漠然とした内容ではあったが社員からの意見も踏まえ、提案資料としてまとめた。

「あらためて見直してみるとコミュニケーションという言葉がよく出てきますよね。当社の場合、プロジェクト単位で行動することが多いためチームワークが非常に重要になってきます。それだけに誰もがチーム力を最大限に発揮できるようなオフィスの構築を求めていたのでしょう」(津田氏)

4月上旬に、作成した資料をもとにしたレイアウトプランの提出を依頼する。

「今回デザイン会社4社に声をかけさせていただきコンペを行いました。幸いにコスト面は各社とも近い金額だったため、純粋にデザイン力だけで判断することができました。コンペ参加メンバーに各社の提案について意見をもらい、一旦総務部で集計。最後は経営判断としました。そうして決定した1社と具体的な検討を進めていくことになったのです」(津田氏)

「自動扉や空調システムなどの工事は時間を要するため、早く決断しなければなりません。一方、家具や什器は在庫さえ確保できれば直前でも間に合います。全体のスケジュールに関わってくることでもあるので、まずは優先順位を明確にすることが必要でした」(津田氏)

「デザイン会社決定後は、関係各社集まっての全体会議を毎週定期的に行いました。総務部のメンバーは基本全員参加。それ以外にプロジェクトマネジメントをお願いしたデザイン会社、工事会社、セキュリティの専門会社など、総勢30人近い人数が一同に毎回集まったのです」(川端氏)

全体会議は引越し直前の7月まで実施されていたという。そうして無事に遅れることなく工事は完了を迎えた。

移転概要の社内報告を目的としたメールマガジンの配信を実施する

東京エリアのオフィス集約という大規模な移転計画のため、総務部として計画の進捗状況を社員に報告する必要があった。社内向けのメールマガジン「永楽ニュース」がその役割を担うことになる。

「メルマガを月1回の頻度で配信しました。もともとは周囲からの発案によるものだったのですが。新たに導入予定の『会議予約システム』、執務室数箇所に設置する『デジタルサイネージ』、規模を大きくした『ライブラリー』など、写真を盛り込みながら紙面づくりを行いました。また、読みやすくするために口語調の文体にするなどの工夫もしています。結果としてかなりの方に興味を持って読んでもらえたようです」(川端氏)

 

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