面積、立地、経済条件を視野に入れてオフィス移転を行った

旧オフィスの面積が45坪だったのに対し、移転後のオフィス面積は130坪前後を目安とした。中途半端な面積で何回も移転を繰り返すよりは最初から広めの面積を確保したほうが結果的にコスト削減につながると考えたからだ。

｢当社の場合、エンジニアはリモートで業務を行っています。それでもコミュニケーションを重要と考え定期的にオフィスに集まるようにしていました。しかし旧オフィスではエンジニアが座る席が足りないという問題が発生していて。必要な打ち合わせがあってもミーティングルーム不足で業務に支障をきたすこともありました」(藤村氏)

創業の場所でもあり、多くの取引先が集中しているエリア。そんな渋谷という立地には強いこだわりを持っていた。

｢渋谷はスタートアップにも人気のエリア。移転先候補は非常に限られており、競争率も高かったんです。しかし、以前から橋本とお付き合いがあった住友不動産様とのご縁で、138坪の面積を確保できるオフィスビルの情報をいただいたのです。それも渋谷を象徴する大規模オフィスビルです。幸いなことに私は以前勤務していた会社で総務全般を担当しており、今回のビルの担当者とは面識がありました。そんなこともプラスに働いて移転に向けて入居条件を詰めることができたのです」（鈴木氏）

実は、以前入居していたオフィスビルでも別のフロアに空室があったため、同ビル内で増床するという選択肢もあった。しかしフロアの分断はコミュニケーション低下につながるリスクもありえる。そこで「1フロア」のオフィスを強く望んでいたという。

2019年10月、正式にビル側と契約を締結。それからオフィス移転プロジェクトを編成する。メンバーは同社代表を含めて4名。広報担当の藤村氏は状況の把握に努めた。

｢リリースを出す立場とすれば、オフィス構築の想いやコンセプト、特長などはしっかりと知っておかなければなりません。なるべく進行状況をヒアリングするようにしました」（藤村氏）

オフィスの内装デザインに関する打ち合わせは早い段階からスタートさせた。

｢旧オフィスとの契約上、2020年2月には原状回復工事を終わらせる必要がありました。予想以上にタイトなスケジュールであることをふまえて正式契約前の8月から内装デザインの打ち合わせを始めたのです」（鈴木氏）

最初の打ち合わせでは、求めている機能、デザインに合致させるための資材などについて内装デザイン会社と時間をかけて議論を交わす。自分たちの素直な思いを知ってもらうことと併せて、大まかな予算を確認するための重要なミーティングであった。

｢移転プロジェクト開始前には社員からの要望を集めました。そこで『ランチエリア』『休憩スペース』『リモート会議』『集中スペース』『テレフォンブース』『会議室の増設』といった必要性を再認識したのです」（鈴木氏）

オフィスコンセプトは社外向けと社内向けに用意した。社外のお客様に向けてのメッセージは「開放的空間の創造」「眺望を生かしたレイアウト」「受付カウンターのイメージ」とし、それらを統括したデザインを求めた。

社内向けは「全員が働きやすいオフィス」とし、いたるところで偶発的なコミュニケーションが生まれる空間づくりを目指した。

｢そして移転とほぼ同じタイミングで社名を変更しました。社名とサービス名を統一することで営業促進につなげやすくなるという判断からです。加えてブランド価値の向上も目的としています｣（藤村氏）

コンセプトに合わせたサブスク家具を採用し移転初期費用を大幅に抑えた

デザインの方向性が見えてきたところで株式会社subsclifeのメンバーがプロジェクトに合流する。サブスク家具を活用したオフィス提案に定評があり、安定した事業を展開している会社だ。

｢当社のサービスメニューの特長は大きく３つあります。一つはファイナンシャルマネジメント。多くのサブスク家具会社では中古製品の取り扱いが多いものですが、当社は新品を利用できます。しかも費用は月額定額制。そのため初期費用を大幅に削減することが可能です。二つ目は家具のメンテナンスと返却の容易さです。差額分の支払いで所有も返却も借り換えも可能です。将来的な移転やリニューアルを踏まえると一括購入をするよりもコストメリットが生まれます。そして三つめは商品メニューの多さです。多様なメーカーの多様な商品ラインナップを揃えています。ですから本当に気に入った商品を選択することが可能なのです」（直井氏）

｢そのような当社のメリットを理解していただいた上で、10月からミーティングに参加しました。その段階で決まっていたコンセプトに合わせて、家具の種類や色合い、配置などを提案。そして打ち合わせを重ねる中で、サブスク家具を活用すべき部分と造作する部分とに分けていったのです」（北尾氏）

｢最終的にはオフィス内の８割近くにサブスク家具を活用していただきました｣（直井氏）

｢幅広い提案ができたと感じています。今回の案件では10社ほどのメーカーの商品を採用しました｣（北尾氏）

｢各メーカーとの間に生じる手配や搬入といった業務はすべてsubsclifeさんで行っています。ですから当社側に手間が掛かることは一切ありませんでした｣（鈴木氏）

会社の顔であるエントランスの拡充と執務室内の働きやすさを意識した

それでは新オフィスをエリアごとに紹介していこう。

エントランスには同社のサービスを象徴する受付カウンターを設置した。オフィスでも同社の商品同様に「シンプル」な世界観を表現している。実際に、移転後に金融機関の担当者が来社されたとき、「堅実さや信頼感が表現されたオフィスですね」と称賛されたという。

｢いまだにその言葉が忘れられません。嬉しかったですね。まさにそのイメージを目指していましたから」（鈴木氏）

このエントランスは大人数での使い方ができるように多様な機能を盛り込んでいる。一つはスクリーンとプロジェクタを備え付けたこと。それらを使って説明会や会議、イベントなどを開催していく予定だ。その際、座席となるように周囲に一段分のステップをつくった。使用したのは座り心地の良い木材。その分、コストは掛かったが、サブスクの活用で抑えられた費用をそこに充てることができたという。

ステップを上がったところにクローズの会議室を4室配置した。どれも透明性を意識してガラス壁を用いている。

｢エントランスから応接までのエリアは新オフィスを象徴する最も重要な部分となります。何度も各メーカーのショールームに出向き、商品の形状、大きさ、感触、色味などを確認しながら進めていきました」（北尾氏）

｢北尾さんには、私どもの頭の中にある漠然としたイメージを言葉にして説明していただきました。また専門用語をわかりやすく通訳していただいたことで、各メーカーと意思の疎通を図ることができました」（鈴木氏）

執務室にはICカードを使って入室する。入口すぐに通常の業務デスク。シンプルで美しいラインの長机が3列配置されている。左側を見ると移動式の集中ブースが3室、これもサブスク家具のメニューの一つとなる。その横に並ぶのが造作でつくられた個室。3室が用意され、電話やWeb会議として使われることが多いという。

受付カウンター

クローズの会議室

通常の業務デスク

集中ブース

個室

その奥にはソファエリア。ランチ、休憩などで使用することを目的につくられた。社員からの要望に応えて新設したエリアである。

｢多目的のコミュニケーションエリアとなります。フリーアドレスですから『どこで働いても自由』という以外は、あえて細かいルールは定めていません。そして最奥の窓際にソロワーク席を配置しました。眺望がいいこともあり人気がありますね。右側の壁際にはファミレス席が２つ。一番入り口に近いところにベビーベッドが置かれています。働く女性を応援するように旧オフィスから引き継がれています。私も採用面接に来た時にこのベッドの存在を知り、社員に対する優しさを感じました」（藤村氏）

ソファエリア

ファミレス席とベビーベッド

サブスク家具だからこその可変性で今後もオフィス運営を容易にする

現時点での席数、広さはまったく問題がない。ただし今後の採用計画で変化が出ればその都度、働きやすいオフィスに改善していくという。

｢現在、将来的な人員計画上の社員数でレイアウトしています。今後の業務に大幅な変化があれば家具を入れ替えて配置し直します。それを容易にできるのがサブスク家具の魅力だと思います｣（藤村氏）

｢通常の家具の場合、メーカー保証は1年間です。しかし私どものサブスクでは使用期間中はすべてアフターサポート期間としています。無償で新品への交換も可能です｣（直井氏）

｢今回の移転計画の中でサブスクという新たな家具の活用方法を提案させていただきました。お客様のより良い空間づくりをサポートしたいという想いからですが、このような導入事例をもっと増やしていきたいですね｣（北尾氏）

｢集中ブースやテレフォンブースを新設したことで働き方が大きく変わりました。社員のモチベーションも上がっているのがよくわかります。社員の要望にもある程度応えられましたし、今回のオフィス移転プロジェクトには満足しています｣（鈴木氏）

無駄のない来客業務をクラウド受付システムで提供する。スタンダード、エンタープライズ、プレミアム、オプションと、機能別に提供サービスを分類している。併せて「日程調整」「会議室管理」機能を利用することで、来客にかかわる業務をワンストップで効率化することが可能となる。

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